Sokféle szervezet esetében az ügyfeleknek rendszeresen kiküldött dokumentumok (számlakivonatok, számlák, stb.) alkotják az ügyfelekkel folytatott kommunikáció alapját. Ennek az ügyfél kommunikációnak az értéke és hatása rendkívüli mértékben javítható a teljesen egyén(i)re szabott, és nagymértékben perszonalizált ügyfél dokumentumokkal. Csak egy teljes körűen integrált dokumentum kompozíciós megoldás képes ezt az ügyfél kommunikációban rejlő értéket és lehetőséget megragadni, a szükséges adatokat mind nyomtatott, mind pedig különféle, elektronikus formában elérhető módon előállítani.
A dokumentum kompozíció a korábbi üzleti rendszerek integráns részét képezte. Ez alapvetően meggátolja, hogy az elsődleges fontosságú üzleti folyamatokat hordozó rendszert függetlenítsük az ügyfél kommunikáció igényeitől. Az üzleti rendszerek viszonylag ritkán változnak, életciklusuk általában hosszú. Az ügyfél kommunikáció viszont szélsőséges esetben akár havi rendszerességű változtatások árán lehet csak igazán sikeres. Ez viszont a hagyományos megközelítésben azzal járna, hogy ezzel a gyakorisággal kellene az üzleti rendszereinket módosítani!
Mi az üzleti kihívás?
Adjunk értéket az ügyfél kommunikációhoz!
Mi a cél ?
Hatékony ügyfél kommunikáció, ügyfél elégedettség és megtartás.
A dokumentum előállításának alapvető lépései:
Nyers adat előállítás:
adatok kinyerése, átalakítása, rendezése, célcsoportokra bontása
Kompozíció:
gyors végleges formátumra hozás, marketingüzenetek beszúrása
Archiválás és visszakeresés:
call center, ügyfélkezelés
A megoldás részletei
Az üzleti rendszerek csak az ügyfél dokumentumok előállításához szükséges adatokat állítják elő a dokumentum kompozíció számára. Ez a felület a két rendszerkomponens között általában sok redundáns adatot hordoz abban az értelemben, hogy nem kell feltétlenül minden, a dokumentum kompozíció céljaira átadott adatot meg is jeleníteni annak kimenetén (nyomtatásra előkészített adatok, archiválás céljára képzett elektronikus formátum, stb.). Ez viszont előfeltétele annak, hogy az üzleti rendszereken csak nagyon ritkán kelljen változtatni.
A dokumentum kompozíciónak két fontosabb típusát használjuk:
Az egyik a Batch – kötegelt feldolgozás, ami a nevéből is adódóan a nagy mennyiségben előállított (az ügyfél saját rendszereiben generált, vagy ODBC kapcsolaton átadott) input adatforrást dolgozza fel, és generálja le az összes szükséges kimeneti file-t. Jellemzően itt nagy tömegű nyomtatásról és archiválásról beszélünk. Ebben az esetben sebesség/teljesítmény a legfontosabb paraméter, hiszen a kompozíciós rendszernek nem egy ügyfélnél naponta akár több millió oldalnyi PDF® és PostScript® állományt kell előállítania. Ebben az esetben nagy hangsúlyt kap a nyomtatás, borítékolás előkészítése is (pl. vonalkódok, media beállítások, oldalszámok alapján történő csoportosítás, irányítószám szerinti rendezés, stb.).
A másik típus az On-demand, azaz az igényvezérelt feldolgozás. Ebben az esetben nagyon kis mennyiségű, néha csak egy ügyfél adatairól beszélhetünk egy-egy futtatásnál. Itt az ügyfél saját ügyviteli rendszere egy „request”-et generál, egy dokumentum előállítására, amely kérést a kompozíciós rendszer teljesíti, és vissza is adja a generált állományokat. Ez a request-response kapcsolat képes kihasználni az iparági szabványoknak megfelelő kommunikációs csatornákat és protokollokat (Web Service, SOAP, Message Queuing, stb.).
Természetesen mindkét feldolgozási típusnál azonos “öntőformák” (ún. dokumentum applikációk) kerülnek felhasználásra a kimeneti file elkészítése során, azaz a dokumentum tervét csak egyszer kell elkészíteni, utána már kimeneti csatornától függetlenül lehet használni.
A dokumentum kompozíciós rendszer két fő komponensből áll:
Az első komponens egy WYSWYG tervező munkaállomás, amellyel a dokumentum kompozícióra nagymértékben specializálódott magas szintű nyelvi és grafikus eszközökkel lehet – teszt adatállományok segítségével – megtervezni a kívánt dokumentum applikációt. Elkészítése után ez egyrészt hordozza mindazt az absztrakt leírást, amely szükséges az adott dokumentum típusnak a nyers adatokból történő előállításához, másrészt tartalmazza az ehhez szükséges grafikai elemeket, fontokat, képeket, stb.
A legtöbb ilyen jellegű megoldásban lehetőség van:
- a design-ba PDF, RTF, DOC, ill. képfile-ok beszúrására
- dinamikus grafikonok elkészítésére
- komplex táblázatok kezelésére
- laphatáron történő adat-túlcsordulások kezelésére
- az összes „MS Word®” szerkesztési, formázási lehetőség elvégzésére
- vonalkódok, OMR kódok előállítására
- több kimenet, ill. bemeneti forrás kezelésére, CSV, XML, stb. file-ok használatára
- a dokumentum applikáció verziókövetésére
- fejlesztési előnézet megjelenítésére
- marketingüzenetek beszúrására
- a szabadon maradó felületek postai küldeményszám szempontjából is hatékony felhasználására (ún. white space management)
A másik fő komponens a dokumentum kompozíciós gép (Document Production Engine), egy olyan környezet, amelynek bemenete egyrészt a dokumentum applikáció, másrészt a nagytömegű éles, nyers bemeneti adathalmaz. A dokumentum applikáció elsősorban az üzleti logika által diktált feltételes feldolgozások összességét jelenti, amelyek az éles adatok feldolgozása közben vezérlik a dokumentum képének végső kialakítását. Ezt a feladatot a kompozíciós gép nagy sebességgel végzi, melynek konkrét értéke függ annak kategóriájától és a befogadó software / hardware környezet paramétereitől (néhány ezer oldaltól akár egymillió oldalig is terjedhet óránként).
E második komponens kimenete a különféle felhasználási céllal előállított végső dokumentum (nyomtatás, archiválás, webes megjelenítés, stb.). A tervező munkaállomás tipikusan valamilyen Windows környezetben futtatható, míg a produkciós rendszer lehetséges platformja a Windows-tól kezdődően különféle Unix-on keresztül a mainframe-ig terjed.
A cégünk által ajánlott és támogatott dokumentum kompozíciós rendszerek, amelyek értékesítésében, implementációjában, fejlesztésében és támogatásában is tapasztalatot szereztünk (ill. jelenleg is végezzük támogatását):
- HP Exstream (korábban Dialogue, támogatás a HP és a Xerox számára):
- ING
- MKB
- T-Mobile
- Pitney Bowes DOC1 (támogatás a Xerox számára):
- T-Home
- Elixir Opus (támogatás a Xerox számára):
- K&H